Pengertian Kas Kecil - suatu hari kawan saya yang sedang kerja di sebuah perusahaan lumayan besar, disuruh beli minuman, camilan, dan beberapa alat tulis oleh bosnya karena secara mendadak ada relasi bisnis yang lumayan penting buat bosnya datang ke kantornya. belilah si teman saya itu, tapi sebelumnya dia minta uang ke staff bendahara dulu..  selesai masalah

Namun teman saya itu bertanya, kok gampang banget ambil uang di kantornya? untuk keperluan beli camilan? apa emang di alokasikan atau campur2 uangnya bosnya? nah untuk itulah kita akan berbicara kas kecil atau yang juga disebut petty cash

kas kecil atau petty cash

Pengertian Kas Kecil atau Definisi Petty Cash

Pengertian Kas kecil atau petty cash adalah uang yang dicadangkan oleh entitas bisnis/perusahaan untuk pembayaran pengeluaran-pengeluaran yang bersifat rutin namun jumlah nominalnya relatife kecil, serta tidak material.

Petty Cash mempunyai beberapa karakteristik yaitu :

• Jumlah nominalnya dibatasi, tidak lebih ataupun tidak kurang dari jumlah nominal tertentu yang sudah ditetapkan oleh manajemen perusahaan. Tentunya masing - masing perusahaan menetapkan jumlah nominal yang berbeda beda sesuai dengan kebijakan dan skala operasional perusahaan.
• Digunakan untuk mendanai transaksi yang bernominal kecil yang rutin terjadi setiap hari, ribet juga kan kalau misalnya ada keperluan seperti keperluan ATK yang jumlahnya tidak seberapa dan tiap saat selalu keluar biayanya jika harus mengambil uang harus berprosedur prosedur dulu?

Tujuan Kas Kecil

Ada beberapa tujuan dibentuknya Kas Kecil, berikut diantaranya:

• Menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dialami oleh suatu bagian di kantor
• Menghindari cara pembayaran yang tidak ekonomis juga tidak praktis atas pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan mendadak.
• Meringankan beban staff karyawan dalam memberikan pelayanan secara maksimal kepada pelanggan juga termasuk kepada relasi bisnis pimpinan. 
• Mempercepat aktivitas atasan yang menggunakan dana secara mendadak dan juga tidak terencana sebelumnya.

Pembayaran Kas Kecil

Pembayaran melalui kas kecil dilakukan untuk suatu hal seperti berikut:

• Pengeluaran kas kecil biasanya telah ditentukan batas maksimalnya setiap terjadi pengeluaran
• Pengeluaran tidak diperbolehkan untuk pemberian pinjaman (utang) kepada staf
• Bukti pengeluaran kas kecil harus ditanda-tangani oleh bagian pemengang petty cash
• Apabila ada bukti pembayaran, semisal kuitansi, faktur atau bukti pendukung yang lain harus dilampirkan juga pada bukti pengeluaran kas.

Pengisian Kas Kecil

Jadi apabila jumlah nominal uang yang terdapat dalam akun kas kecil telah menipis, maka dana kas kecil harus diisi lagi dengan cara sebagai berikut:

• Pemegang petty cash mengajukan permintaan kepada bendahara kas
• Pemegang petty cash menyiapkan daftar pengeluaran yang telah dilampiri bukti transaksi atas pengeluaran kas kecil.
• Jika telah sesuai dengan ketentuan, bendahara kas memberikan tanda persetujuan kepada formulir permintaan tersebut dan memberi dana sebesar jumlah nominal kas kecil yang sudah dikeluarkan.

Metode Pencatatan Petty Cash | Kas Kecil

Didalam akuntansi, ada dua metode yang umumnya digunakan dalam pencatatan kas kecil

Sistem Dana Tetap | Imprest Fund System 

Metode Sistem Dana Tetap ini merupakan metode pembukuan kas kecil dimana rekening kas kecil jumlahnya selalu tetap. Setiap pengeluaran kas terjadi, pemegang petty cash tidak serta merta langsung mencatatnya, tetapi hanya sekedar mengumpulkan bukti transaksi pengeluarannya. Dan pada waktu yang telah ditetapkan sebelumnya, apabila dana petty cash hampir habis, baru dilakukan pencatatan pembukuan berdasarkan pada bukti transaksi pengeluaran yang telah dikumpulkan, kemudian pemegang kas kecil melakukan pengajuan pembentukan kembali dana kas kecil kepada bendahara kas sebesar nominal yang telah dikeluarkan menurut pembukuan dan bukti transaksi pengeluaran, sehingga jumlah nominal dana kas kecil tetap seperti jumlah kas kecil semula.

Langkah-langkah operasional metode impress sbb:

• Pembentukan dana kas kecil dimana pemegang kas kecil diberi sejumlah uang tunai yang nantinya untuk pembayaran atas pengeluaran yang diperkirakan bisa memenuhi kebutuhan dalam dalam waktu tertentu.
• Dana kas kecil dipergunakan untuk pembayaran transaksi pengeluaran . 
• Setelah dana kas kecil habis/hampir habis, kasir membentuk kembali dana kas kecil, mengisinya sebesar jumlah nominal pengeluaran yang terjadi.

Untuk contoh soal, silahkan baca di contoh soal kas kecil metode impress

Sistem Dana Berubah | Fluctuation Fund System 

Sistem dana berubah atau sering disebut juga sistem fluktuasi. Nah, sistem ini menghendaki bahwa jumlah nominal kas kecil tidak ditetapkan  akan tetapi sesuai dengan kebutuhan. Misalnya, ketika pertama kali membuat kebijakan, perusahaan menetapkan jumlah nominal kas kecil sebesar Rp 5 Juta kemudian digunakan sesuai dengan kebutuhan dan kemudian kas kecil diisi kembali. 

Ketika waktu pengisian,  jika perusahaan menggunakan sistem dana tetap, maka jumlah kas kecil harus sama jumlahnya dengan saldo awal kas kecil. 

Namun pada metode sistem dana berubah (dana mengambnag), jumlah pengisian kembali kas kecil tidak harus sama dengan jumlah nominal saldo awalnya, jadi bisa kurang maupun lebih. Kas Kecil Metode Impress | Contoh Soal Metode Impress

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya mengenai  Kas Kecil kali ini saya akan melanjutkan dengan contoh soal mengenai kas kecil metode Imprest

Sekilas mengenai Kas Kecil Metode Imprest atau disebut juga sistem dana tetap

Imprest Fund System atau Sistem Dana Tetap Adalah metode pembukuan petty cash dimana jumlah rekening kas kecilnya tidak berubah alias tetap. apabila terjadi pengeluaran kas kecil, pemegang petty cash tidak serta merta melalukan pencatatan atas transaksinya, tetapi sebatas mengumpulkan bukti bukti transaksi pengeluaran.
Jika dana petty cas mau habis barulah pemegang kas kecil pencatatan transaksi dengan berdasar bukti transaksi ekonomi yang telah dikumpulkan, lalu kemudian mengajukan pembentukan kembali dana cas kecil pada bendahara yang nominalnya sesuai dengan pembukuan dan bukti transaksi, sehingga jumlah dana kas kecilnya sama seperti semula.

Langkah langkah operasional kas kecil metode imprest :

1. Pembentukan dana kas kecil, pemegang petty cash diberi sejumlah uang guna pembayaran transaksi atau pengeluaran yang tidak material yang diprediksi bisa memenuhi kebutuhan dengan jangka waktu tertentu.
2. Penggunaan kas kecil untuk pembayaran transaksi pengeluaran pengeluaran. 
3. Saat dana kas kecil tidak ada (habis), kas kecil diisi kembali dengan jumlah nominal yang sama dengan jumlah pengeluaran atas transaksi yang terjadi

Contoh Soal Kas Kecil Metode Imprest | Sistem Dana Tetap

PT Astria Bersama menetapkan kas kecil untuk pembayaran pengeluaran dalam nominal yang kecil. Kas kecil tersebut dimulai pada tanggal 1 Januari 2015 dengan menerima uang sebesar Rp 2.500.000 dari akun kas. berikutnya, kas kecil akan diisi lagi pada setiap tanggal 15 dan 30. Transaksi transaksi pengeluaran yang menggunakan kas kecil selama bulan Januari 2015 adalah sebagai berikut:

03 januari     Dibeli materai Rp 300.000
08 januari     Pembayaran beban listrik Rp 320.000 dan air Rp 280.000
11 januari     Dibayar biaya iklan di koran jawa pos Rp 250.000
14 januari     Kas kecil dianggap terlalu besar Rp 500.000 sehingga disetor kembali ke kas
15 januari     Dana kas kecil diisi kembali.
19 januari     Dibayar biaya angkut pembelian Rp 240.000
21 januari     Dibayar biaya telepon Rp 360.000
29 januari     Dibayar untuk biaya pengobatan staf yang sakit Rp 200.000
30 januari     Dana kas kecil diisi kembali.


Catatlah Jurnal umum,  dengan menggunakan Metode Impress 

Tanggal		Keterangan		Debit	Kredit
		[ Pembentukan dana Kas Kecil ]
01/01/2015		Kas Kecil		Rp2.500.000
			Kas		Rp2.500.000
		[pengeluaran kas kecil tidak dicatat saat terjadi transaksi]
03/01/2015		------	------	------	------
08/01/2015		------	------	------	------
11/01/2015		------	------	------	------
		[Penurunan saldo' kas kecil dan dikembalikan ke akun kas]
14/12/2014		Kas		Rp500.000
			Kas Kecil		Rp500.000
		[ Pengisian kembali dana kas kecil ]
15/12/2014		Perlengkapan Kantor		Rp300.000
		Biaya Listrik		Rp320.000
		Biaya Air		Rp280.000
		Biaya Iklan		Rp250.000
			Kas		Rp1.150.000
		[pengeluaran kas kecil tidak dicatat saat terjadi transaksi]
19/01/2015		------	------	------	------
21/01/2015		------	------	------	------
29/01/2015		------	------	------	------
		[ pengisian dana kas kecil ]
30/01/2015		B. Angkut		Rp240.000
		Biaya Telepon		Rp360.000
		B rupa rupa		Rp200.000
			Kas		Rp800.000

Kas Kecil Metode Fluktuasi | Contoh Soal Sistem Fluktuasi

Sebelumnya telah dibahas pengertian kas kecil dan kas kecil metode impres
kali ini  yang akan kita bahas tentang tentang kas kecil sistem flutuasi
kas kecil metode sistem fluktuasi, atau yang juga banyak disebut sebagai:

Fluctuation Fund System (Sistem dana Berubah)

Pada  sistem dana berubah ini menyatakan bahwa jumlah nominal kas kecil tidak ditetapkan namun jumlahnya disesuaikan dengan kebutuhan. Misalnya ketika manajemen membuat keputusan pertama kali perusahaan menetapkan nominal kas kecil sebesar Rp 5 Juta, Lalu kas kecil tersebut dipergunakan untuk memenuhi kebutuhan lalu kemudian kas kecil diisi kembali. Saat pengisian kembali,  jika menggunakan sistem dana tetap, maka jumlah nominal kas kecil harus sama dengan jumlah kas kecil awal (saldo awal) sedangkan jika pada kas kecil sistem fluktuasi, jumlah nominal pengisian kas kecilnya tidak harus sama dengan saldo awalnya, tapi bisa kurang maupun bisa lebih.

Contoh Soal pencatatan kas kecil sistem flutuasi

PT Astria Bersama menyelenggarakan kas kecil untuk pengeluaran-pengeluaran dalam jumlah kecil. Kas tersebut mulai dibuka pada tanggal 2 Desember 2014 dengan menerima uang sebanyak Rp 4.000.000 dari Kas. Untuk selanjutnya kas kecil diisi setiap tanggal 15 dan 30. Transaksi yang berhubungan dengan kas kecil selama bulan desember 2014 adalah sebagai berikut:

3 desember      Dibeli materai Rp 300.000
8 desember      Dibayar rekening listrik Rp 320.000 dan air Rp 230.000
11 desember    Dibayar biaya iklan pada harian kompas Rp 250.000
14 desember    Dana kas kecil dianggap terlalu besar Rp 500.000 disetor kembali ke kas
15 desember    Dana kas kecil diisi kembali.
19 desember    Dibayar biaya angkut pembelian Rp 240.000
21 desember    Dibayar biaya telepon Rp 350.000
27 desember    Dibeli perlengkapan kantor Rp 650.000
29 desember    Dibayar untuk pengobatan karyawan yang sakit Rp 200.000
29 desember    Dibayar biaya angkut barang Rp 130.000
30 desember    Dana kas kecil diisi kembali.

Diminta:

Buatlah Jurnal umum, jika menggunakan Metode Fluktuasi (Fluctuation Fund System)

Tanggal		Keterangan		Debit	Kredit
		[ Pembentukan dana Kas Kecil ]
02/12/2014		KasKecil		Rp4.000.000
			Kas		Rp4.000.000
		[ pengeluaran dana kas kecil langsung di catat ]
03/12/2014		Perlengkapan Kantor		Rp300.000
			Kas Kecil		Rp300.000
08/12/2014		Biaya Listrik		Rp320.000
		BiayaAir		Rp230.000
			Kas Kecil		Rp550.000
11/12/2014		Biaya Iklan		Rp250.000
			Kas Kecil		Rp250.000
		[ Penurunan saldo kas kecil ]
14/12/2014		Kas		Rp500.000
			Kas Kecil		Rp500.000
		[ Pengisian kembali dana kas kecil ]
15/12/2014		KasKecil		Rp1.100.000
			Kas		Rp1.100.000
		[ pencatatan pengeluaran kas kecil ]
19/12/2014	|	Biaya angkut		Rp240.000
			Kas Kecil		Rp240.000
21/12/2014	|	Biaya Telepon		Rp350.000
			Kas Kecil		Rp350.000
27/12/2014	|	Perlengkapan Kantor		Rp650.000
			Kas Kecil		Rp650.000
29/12/2014	|	Biaya Rupa rupa		Rp200.000
			Kas Kecil		Rp200.000
29/12/2014	|	Biaya angkut		Rp 130.00
			Kas Kecil		Rp130.000
		[ pengisian kembali dana kas kecil ]
30/12/2014	|	KasKecil		Rp1.570.000
			Kas		Rp1.570.000